contoh SOP kesekretariatan OSIS/MPK

 

 

 

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

OSIS/MPK MADRASAH ALIYAH NEGERI KENDAL
MASA BHAKTI 2017/2018

Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang penting dalam mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Selain itu kelancaran administrasi merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi. Terlebih sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan dan diarsipkan, sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan. Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru sangat penting untuk regenerasi dan pembelajaran pengurus. Dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi dan Kesekretariatan ini diatur standar baku administrasi, antara lain :

1. Surat

2. Proposal

3. Laporan Pertanggungjawaban

4. Surat penghargaan/Sertifikat

5. Notulen

1. SURAT

1.1.     Klasifikasi Surat

            1.1.1.  KEPANITIAAN

Surat yang dibuat oleh kestari/sekretaris panitia yang telah ditetapkan dalam acara kepanitiaan yang bersangkutan.

1.2.     Bentuk Surat

Penempatan bagian-bagian surat biasanya termuat dalam format tertentu, yang berbeda satu sama lain bergantung pada tiap-tiap organisasi yang menggunakannya. Bentuk surat biasa disebut „style’. Beberapa bentuk yang digunakan adalah :

1.2.1. Format surat resmi (official style)

1.2.2. Format balok/lurus penuh (full block style)

1.2.3. Format balok yang diubah/lurus (block style)

1.2.4. Format setengah balok/lurus (semi block style)

1.2.5. Format Inden /bentuk lekuk (indented style)

1.2.6. Format paragraf menggantung (hanging paragraf)

1.3.     Ukuran-ukuran dalam surat :

Jenis huruf         : Times New Roman

Ukuran huruf     : 10-12 point

Ukuran kertas    : Legal (Kop surat), Letter (8,5” x 11” 22x28 cm) atau A4 (21 x 29,7 cm)

Spasi                  : 1-1,5 spasi

1.4.     Penanganan Surat Keluar

Surat-surat yang masuk ke OSIS/MPK MAN Kendal, apabila dilihat dari isinya terdiri atas dua macam, yaitu surat yang harus ditindaklanjuti (follow up) untuk dibalas (misalnya, berisi penawaran kerja sama) dan surat yang tidak memerlukan balasan (misalnya, undangan Kegiatan Jambore OSIS Kab.Kendal).

Format pembuatan surat yang dikeluarkan oleh OSIS/MPK MAN Kendal atau kepanitiaan OSIS/MPK MAN Kendal adalah sebagai berikut:

1.4.1. Kop Surat

Kop surat berfungsi untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama, alamat dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi/organisasi pengirim surat. Kop surat terletak dibagian atas surat. Keterangan yang biasa lengkap tercantum di Kop surat, antara lain :

·         Nama instansi/organisasi

·         Alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos

·         Lambang instansi/organisasi/logo

·         Alamat email/faksimile

Contoh Kop surat Kesekretariatan OSIS/MPK MAN Kendal 2017/2018

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH MADRASAH ALIYAH NEGERI KENDAL Jl. Soekarno – Hatta Komplek Islamic Center Kotak Pos 18 Telp. (0294) 381266 Kendal 51314

1.4.2. Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi untuk :

·    Untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu ditulis

·    Untuk memberitahukan berapa lama surat diperjalanan

Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama tempat mendahului tanggal surat. Yang harus diperhatikan dalam penulisan surat tanggal surat adalah :

·      Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat

·      Kota tempat penulisan surat diawali dengan huruf kapital di akhiri tanda koma

·      Kota tempat surat dapat tidak ditulis apabila alamat instansi/organisasi  pengirim sudah tertulis dalam Kop Surat

·      Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap

·      Angka tahun tidak boleh disingkat

·      Pada akhir baris tidak dibubuhi tanda titik

Contoh : Semarang, 23 September 2016

Nomor Surat

Penulisan nomor surat berguna untuk :

·    Memudahkan dalam pengarsipan surat

·    Memudahkan dalam pencarian surat

·    Mengetahui banyaknya surat yang keluar

·    Bahan rujukan dalam surat menyurat tahapan berikutnya

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat :

·    Penulisan kata Nomor tidak boleh disingkat No.

·    Huruf awal kata Nomor harus ditulis dengan huruf kapital

·    Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik (.)

Untuk penomoran surat diatur secara khusus berdasarkan klasifikasi surat :

·      Penomoran surat pada jenis surat keempat adalah :

nnn/Nama Acara-JJ/ Bulan/OSPK/Bulan/Tahun

Contoh : 016/CM-SU/XII/OSPK/2017                                  

Keterangan :

Nnn - nomor surat terdiri dari tiga angka yang diurutkan berdasarkan urutan surat sebelumnya, yaitu klasifikasi surat dan kode jenis surat

JJ - merupakan kode jenis surat

Kode jenis surat	Perihal Surat	Keterangan	Kode Surat
1.	Permohonan izin	tidak mengikuti KBM, mengikuti kegiatan lembur, dan lain-lain	SPI
2.	Permohonan Dana	Donasi, sponsor	SPD
3.	Permohonan Peminjaman	Peminjaman alat, barang/perlengkapan, ruangan, dll	SPP
4.	Undangan	Menjadi juri, pengawas/pembimbing kegiatan dll	SU
5.	Pemberitahuan	Pemberitahuan kegiatan kepada Waka dll	SP

·      Untuk setiap kepanitiaan, penomoran surat dimulai dari nomor surat terakhir kegiatan sebelumnya, Berkesinambung dan berlanjut antar satu kegiatan dengan kegiatan lainnya.

1.4.4. Lampiran

Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Lampiran berguna sebagai petunjuk bagi penerima surat tentang adanya keterangan-keterangan tambahan selain dari surat itu sendiri. Kaidan-kaidah penulisan lampiran sebagai berikut :

·      Huruf awal kata Lampiran ditulis dengan huruf kapital

·      Sebaiknya kata lampiran tidak disingkat, misalnya menjadi Lamp.

·      Pencantuman jumlah lampiran hendaknya tidak rangkap antara yang menggunakan huruf.

·      Pada akhir baris tidak menggunakan tanda titik

·      Jika yang dilampirkan lebih dari satu macam dan akan dirinci, rinciannya ditempatkan di bawah notasi lampiran dan diberi nomor urut.

Contoh    :

Lampiran : Tiga lembar

Lampiran : Satu berkas

Banyak lampiran dan dirinci :

   Lampiran :

1) Dua eksemplar booklet

2) Tiga lembar formulir

3) Dua lembar kuitansi

1.4.5. Hal/ perihal

Hal bermakna perkara, soal, urusan, peristiwa, dan tentang hal. Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan dalam surat. Hal surat dapat disamakan dengan judul karangan. Oleh karena itu, cara penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan karangan biasa, yaitu :

·      Harus ditulis dengan jelas, singkat, dan menarik

·      Berwujud kata atau frase, bukan kalimat

·      Huruf pertama setiap katanya harus ditulis dengan huruf kapital

Hal/perihal surat berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang ingin dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca surat selengkapnya. Contoh :

·      Hal : Permohonan Delegasi

·      Hal : Undangan Rapat

1.4.6. Alamat yang dituju

Alamat surat berguna sebagai petunjuk langsung pihak yang harus menerima surat. Pada umumnya, surat ada yang dikirim dengan menggunakan sampul atau amplop. Dengan demikian, ada dua, macam alamat yang ditulis, yaitu alamat luar dan alamat dalam. Alamat luar pada sampul, yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat pada sampul surat berfungsi sebagai petunjuk dalam menyampaikan surat kepada orang yang berhak menerimanya. Oleh karena itu, tulislah alamat luar sejelas-jelasnya, seperti nama penerima surat, nama jalan, nomor rumah atau kantor, nama kota, dan kode pos.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat luar adalah sebagai berikut

·      Alamat pada sampul surat terdiri atas : kata Yth, nama jabatan, unit kerja, dan alamat lengkap.

·      Didepan nama jabatan dan atau gelar pada sampul surat tidak dicantumkan kata sapaan seperti seperti bapak, ibu, saudara/saudari

·      Penulisan alamat didahului kata kepada atau yang terhormat

·      Kelompok kata yang terhormmat disingkat Yth, dengan huruf awal singkatan ditulis dengan menggunakan huruf kapital

·      Sapaan Bapak, Ibu, Saudara dan sejenisnya dapat digunakan apabila surat tersebut ditujukan kepada nama perseorangan. Huruf awal kata sapaan itu harus menggunakan huruf kapital.

·      Pencantuman gelar akademik dan kata sapaan, keduanya berfungsi sebagai penghormatan. Karena itu, dalam mencantumkannya hendaklah dipilih salah satu saja

·      Akhir kalimat surat tidak menggunakan tanda titik

     Contoh : Yth. Ibu Lis Jalan kadipaten 26 Bandung 40291

·      Apabila dalam surat yang dikirim, dikehendaki untuk diketahui oleh bagian lain dalam instansi yang dituju, dalam surat harus dicantumkan kode u.p (untuk perhatian).

Salam pembuka ditulis dengan tanda penghormatan penulis terhadao pihak yang dituju. Selain itu, salam pembuka ditulis untuk menandakan surat yang sopan dan adab. Ada berbagai macam salam pembuka, antara lain :

·      Dengan hormat,

·      Saudara yang terhormat,

·      Bapak Iwan yang terhormat,

·      Ibu Susi yang terhormat,

·      Assalamualaikum Wr. Wb.

1.4.8. Alinea Pembuka

Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat untuk mengajak pembaca surat menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat sebenarnya. Penulis hendaknya menulis menggunakan alinea pembuka yang sesuai dengan isi surat. Beberapa contoh alinea pembuka :

·      Membaca surat edaran saudara Nomor 229/DP/V/2016 tanggal 29 Maret 2016 maka......

·      Sehubungan dengan surat Kami tanggal................

·      Sesuai dengan permintaan surat saudara........................

·      Dengan surat ini Kami.................

1.4.9. Isi Surat

Hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan isi surat

·      Tetapkan terlebih dahulu maksud surat, yaitu tentang apa yang akan diberitahukan, dinyatakan, dikemukakan, diminta dan sebagainya kepada penerima surat.

·      Rumusan isinya harus menarik, tidak membosankan, tetapi tetap hormat dan sopan.

·      Gunakan fakta yang memadai.

·      Susunlah kedalam beberapa paragraf dan setiap paragraf mewakili satu gagasan utama.

·      Hindarkan pemakaian akronim dan singkatan yang belum lazim, tarutama singkatan yang diciptakan sendiri.

·      Perhatikan bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya, terutama untuk surat resmi.

·      Perhatikan penulisan ejaan dalam kalimat surat.

1.4.10. Alenia Penutup

Alenia penutup bisa berupa penegasan, harapan, ucapan terima kasih, atau untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat. Pada umumnya alinea penutup hanya terdiri atas sebuah kalimat. Beberapa contoh alinea penutup :

·      Atas bantuan Saudara, Saya sampaikan uacapan terima kasih.

·      Atas kerjasama Bapak/Ibu kami ucapkan terimakasih.

·      Harapan Kami, semoga kerja sama ini dapat Kita tingkatkan.

1.4.11. Salam Penutup

Berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis setalah penulis surat berkomunikasi dengan pembaca surat. Contoh :

·      Hormat saya,

·      Wassalamualaikum Wr. Wb.

1.4.12. Kaki Surat

a. Surat yang dikeluarkan oleh OSIS/MPK MAN Kendal untuk Instansi atau lembaga lain.

Ketua MPK	Ketua OSIS
Elsa Korina Sari	M. Arif Noviyanto
NIS. 14282	NIS. 14695

Mengetahui dan Menyetujui,
Kepala Madrasah	Waka Humas
Drs. H. Syaefuddin, M.Pd	H. Solikin, S.Pd
NIP. 19651015 199203 1 003	NIP. 19690201 200312 1 001

b. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan.

Ketua panitia	Sekretaris
Imam Arifin	Almaratus Sholihah

           Mengetahui,

Ketua MPK	Ketua OSIS
Febrian Andika	Muhamad Tukul S.
Wakamad Kesiswaan	Pembina MATSAMA
Akhmad Khatib, S. Ag	Drs. Mukharor
NIP. 19720725 200501 1 001	NIP.19621010 199303 1 003

                      Mengetahui dan Menyetujui,

Kepala Madrasah

Drs. H. Syaefudin, M. Pd.

NIP 19651015 199203 1 003

*tergantung kepantingan surat Susunan letak penandatangan selalu dimulai dari kanan atas adalah jabatan terkecil. Posisi stempel :

a. Di kiri tanda tangan yang bersangkutan

b. Di kiri tanda tangan yang bersangkutan bila ditandatangani oleh lebih dari tiga orang dan memakai stempel yang berbeda.

1.4.13. Tembusan

Bagian ini dicantumkan dalam surat jika isi surat yang dikirimi oleh pihak pertama (pengirim) kepada pihak kedua (penerima) berhubungan dengan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya. Tembusan tanpa mencantumkan nama pihak yang terkait. Contoh : Tembusan :

1. Ketua Panitia Kegiatan HUT MAN Kendal 2018

2. Ketua OSIS/MPK MAN Kendal

3. Kepala Biro Keuangan Departemen Pariwisata, Seni, dan Budaya

Pengarsipan

a. Setiap surat harus dibuat rangkap dua, yaitu untuk arsip Sekretaris OSIS/MPK dan untuk disampaikan ke alamat yang dituju.

b. Semua surat harus diarsipkan oleh masing-masing panitia kepanitiaan, yang ....kemudian diserahkan kepada Sekretaris OSIS/MPK.

c. Pengarsipan surat keluar oleh Sekretaris OSIS/MPK dalam “Daftar Surat ....Keluar”

No	Nomor Surat	Tanggal pembuatan surat	Jenis Surat	Tujuan Surat	Kegiatan	Tanggal dan waktu kegiatan
1.
2.

1.5. Penanganan Surat Masuk

a. Jika ada surat yang masuk, harus langsung diberikan kepada Sekretaris OSIS/MPK untuk dicatat dan sebagai arsip OSIS/MPK MAN Kendal.

b. Setiap surat yang masuk segera ditindaklanjuti segala sesuatu yang terdapat dalam surat tersebut.

c. Setiap surat resmi yang telah masuk diarsip dalam file binder.

d. Pengarsipan surat masuk oleh Sekretaris OSIS/MPK MAN Kendal dalam “Daftar Surat Masuk” dengan format sebagai berikut :

No	Nomor surat	Tujuan Surat	Isi Surat	Tindak lanjut	Keterangan
1.
2.

2. PROPOSAL

2.1.      Format Proposal Kegiatan

           Proposal kegiatan OSIS/MPK MAN Kendal secara garis besar mencakup :

2.1.1. Cover (halaman muka)

Pada cover harus tercantum judul proposal, Logo MAN Kendal, periode kepengurusan, nama madrasah, tahun ajaran.

            2.1.2  Halaman Pengesahan,meliputi:

1. a. Tema

    b. Acuan

2. Pembiayaan

    a. Biaya yang diajukan

    b. Sumber dana

3. Ketua Pelaksana

    a. Nama

    b. Jenis Kelamin

    c. NIS

    d. Jurusan

4. Pelaksanaan

    a. Hari/Tanggal

    b. Tempat

2.1.3. Isi Proposal

Isi proposal meliputi

i.                    Latar Belakang Kegiatan

ii.                  Dasar Kegiatan

iii.                Tujuan Kegiatan

iv.                Tema Kegiatan

v.                  Peserta Kegiatan

vi.                Waktu Pelaksanaan

vii.              Kepanitiaan

Pelindung                                  

Penanggung jawab        

Pembina            

Pengarah Kegiatan        

Ketua                            

Sekertaris                                              

Bendahara                                  .

Bidang-bidang (sesuai dengan kebutuhan panitia)

viii.            Jadwal Kegiatan

ix.                Rencana Anggaran Dana

x.                  Penutup

2.1.4. Bagian Penutup

Bagian penutup mencakup ketua panitia, sekretaris kegiatan, Ketua OSIS, ketua MPK, Wakamad Kesiswaan, Pembina kegiatan, Kepala madrasah.

2.1.5. Lain-lain

·      Setiap kepanitiaan kegiatan masing-masing mempunyai salinan Proposal, Kemudian diserahkan kepada sekretaris OSIS/MPK MAN Kendal.

·      Susunan letak logo kelembagaan selalu dimulai dari kanan atas adalah tingkatan terkecil.

3. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

3.1. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan OSIS/Mpk diserahkan kepada Bendahara Komite/DIPA  paling lambat 1 bulan setelah kegiatan selesai. Laporan pertanggungjawaban kegiatan OSIS/MPK dibuat dengan format yang telah ditentukan. Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan OSIS/MPK secara garis besar mencakup

3.1.1. Cover (halaman muka)

Pada cover harus tercantum judul proposal, Logo MAN Kendal, periode kepengurusan, nama madrasah, tahun ajaran.

3.1.2  Halaman Pengesahan,meliputi:

1. a. Tema

    b. Acuan

2. Pembiayaan

    a. Biaya yang diajukan

    b. Sumber dana

3. Ketua Pelaksana

    a. Nama

    b. Jenis Kelamin

    c. NIS

    d. Jurusan

4. Pelaksanaan

    a. Hari/Tanggal

    b. Tempat

3.1.3. Isi Laporan Pertanggungjawaban

Isi Laporan Pertanggungjawaban meliputi

xi.                 Latar Belakang Kegiatan

xii.              Dasar Kegiatan

xiii.            Tujuan Kegiatan

xiv.            Tema Kegiatan

xv.              Peserta Kegiatan

xvi.            Waktu Pelaksanaan

xvii.          Kepanitiaan

Pelindung                                  

Penanggung jawab        

Pembina            

Pengarah Kegiatan        

Ketua                            

Sekertaris                                              

Bendahara                                  .

Bidang-bidang (sesuai dengan kebutuhan panitia)

xviii.        Jadwal Kegiatan

xix.            Realisasi Anggaran Dana

xx.              Penutup

2.1.4. Bagian Penutup

Bagian penutup mencakup ketua panitia, sekretaris kegiatan, Ketua OSIS, ketua MPK, Wakamad Kesiswaan, Pembina kegiatan, Kepala madrasah.

2.1.5. Lain-lain

·      Dilampirkan pula Surat-surat kegiatan, piagam/sertifikat kegiatan (bila ada), foto-foto kegiatan, Nota/kwitansi realisasi Anggaran dana kegiatan.

·      Setiap kepanitiaan kegiatan masing-masing mempunyai salinan laporan pertanggungjawaban, Kemudian diserahkan kepada sekretaris OSIS/MPK MAN Kendal.

·      Susunan letak logo kelembagaan selalu dimulai dari kanan atas adalah tingkatan terkecil.

4. PIAGAM PENGHARGAAN/SERTIFIKAT

4.1. Ketentuan Piagam Penghargaan/Sertifikat.

4.1.1. Mencantumkan lambang Ikhlas beramal disebelah kiri atas

4.1.2. Terdapat nomor surat penghargaan, dengan format yang disesuaikan dengan ......................nomor yang mengikuti nomor surat keluar yang tertera pada buku milik kantor ..................... Tata Usaha Madrasah

 4.1.3. Dibuat dengan bentuk, isi, dan format yang disepakati oleh panitia pelaksana .......................suatu kegiatan atau pihak yang mengeluarkan surat penghargaan/sertifikat.

4.1.4. Surat penghargaan kegiatan OSIS/MPK terlebih dahulu diperiksa oleh ......................Sekretaris OSIS/MPK

4.1.5. Ditandatangani oleh Kepala Madrasah.

4.1.6. Panitia “tidak diperbolehkan” menggunakan tanda tangan palsu

..........(scan, fotokopi, dsb.) dalam pengesahan surat penghargaan sebelum ......................mendapatkan.persetujuan pihak terkait.

5. NOTULEN/NOTULA

Notulen atau notula adalah cacatan singkat mengenai jalannya persidangan / rapat meliputi hal yang dibicarakan dan diputuskan, yang bersifat ringkas, padat, sistematis, dan meyeluruh. Notulen dibuat untuk mengetahui hasil suatu rapat dan sebagai dokumentasi kegiatan rapat.

5.1. Format Notulen/Notula

5.1.1. Kepala notulen

Kepala notulen merupakan bagian awal dari penulisan notulen. Adapun kepala notulen berisi tentang :

·      Nama atau tema yang di bahas

·      Hari dan tanggal acara dilaksanakan

·      Waktu (Jam) pelaksanaan acara

·      Tempat pelaksanaan acara

·      Unsur - unsur yang terlibat dalam acara (Ketua dan wakil ketua, sekertaris, notulis, peserta.)

5.1.2. Isi notulen

Isi notulen adalah bagian dari notulen yang berupa hal-hal yang di bahas dan hasil keputusan rapat. Adapun isi notulen berisi tentang :

·      Susunan acara

·      Pokok bahasan

·      Hasil pembahasan

5.1.3. Penandatanganan

Notulen rapat ditandatangani oleh pimpinan rapat dan notulis.

5.2. Ketentuan Notulen

5.2.1. Notulensi dikumpulkan kepada sekretaris sebagai arsip dan untuk diperiksa ......................konsistensi pelaksanaan dan hasil rapatnya.

5.2.2. Notulen dilampirkan dalam lampiran laporan pertanggungjawaban

Contoh format Notulen/Notula

NOTULA RAPAT .................................... OSIS/MPK MAN Kendal periode 2017/2018

Hari & tanggal :

Waktu             :

Tempat                        :

Materi rapat     :

Pimpinan rapat :

Notulis            :

Jumlah peserta :

Hadir               :

Tidak Hadir     :

Susunan acara :

1.

2.

3.

Pokok bahasan :

1.

2.

3.

Hasil pembahasan :

1.

2.

3.

Tempat, tanggal bulan tahun

 Ketua                                                                                                   Notulis

    (                              )                                                                              (                              )